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Pourquoi faut-il déléguer et que devons-nous déléguer?

Déléguer, je sais c’est quelque chose de très tabou dans le monde de l’entrepreneuriat, surtout pour celles qui démarrent ou pour celles qui ne se considèrent pas assez grande pour déléguer.

Dans ta tête, déléguer ça coûte cher et c’est réservé aux grandes entreprises.

Pour moi, déléguer est un signe de croissance et d’impact.

Vois-tu, on ne peut pas réussir toute seule. Le succès est quelque chose qui arrive en équipe, qui se partage. Tu vas sans doute en réussir à en faire une bonne partie par toi-même, mais tu seras vite submergée, débordée et tu commenceras à rater des “tirs”.

Bien souvent, les entrepreneures qui débutent en affaires, ferment dans les 3 à 5 ans, à cause qu’elles sont submergés, débordée et surtout épuisée parce qu’elles n’arrivent pas à dégager des profits et à être rentable.

Il y a ici un paradoxe très intéressant au fait de déléguer.
En effet, aussi étrange que ça puisse paraître, c’est payant déléguer.
Le paradoxe est qu’en fait, ça coûte de l’argent pour déléguer.

Tu veux déléguer, mais tu ne fais pas assez d’argent pour le faire. Et parce que tu ne délègues pas, tu ne fais pas plus d’argent…

Déléguer, c’est l’oeuf ou la poule ?

TON RÔLE

C’est ce que je veux démystifier avec toi. Je crois que la croissance de ton entreprise et les profits que tu pourras générer dans la prochaine année, sont directement liés à ta capacité à déléguer à une autre personne, certaines tâches dont tu n’es pas essentielles

La première chose que tu te demandes c’est: mais qu’est-ce que je dois déléguer?

Avant de répondre à cette question, je veux te donner une information importante qui va changer ta façon de voir ton entreprise, et qui va faciliter grandement le moment où tu vas commencer à “partager” ton entreprise avec une autre personne.

Tu es la PDG de ton entreprise. Ton rôle est maintenant d’assurer la vision de l’entreprise, de maintenir cette vision et de coordonner le reste de ton entreprise à avancer vers cette vision. Tu as maintenant un rôle qui implique de la réflexion, de la planification et de la stratégie.

Le PDG de Coca-Cola ne va pas réparer une poignée de porte, même s’il en est capable. Ce n’est pas parce qu’il est hautain ou snob, mais plutôt parce qu’il doit maintenir sa concentration sur des tâches de PDG, il doit réfléchir aux décisions et à leurs impacts dans la croissance de son entreprise.

Quand tu fais tout et que tu es partout dans ton entreprise, c’est toute la réflexion, la planification, la stratégie et les décisions puissantes que tu viens zapper.

Si jamais tu te demandais pourquoi tu tourne en rond, c’est une bonne partie de la réponse.

Comment déléguer ?

Comme toutes choses, bien déléguer ça s’organise. Si on le fait sur le « fly », on s’assure d’être insatisfaite et de ne pas apprécier son expérience. Le but de déléguer est de partager des tâches pour lesquels notre nous ne sommes plus nécessaires, car nous avons maintenant un nouveau rôle dans notre entreprise.

1- LA STRUCTURE

Tout d’abord, avant de déléguer il est important de penser ta structure en fonction que d’autres personnes puissent entrer en poste et occuper des fonctions dans ton entreprise.
Ça va aider à la fluidité des opérations et au transfert des connaissances.

Lorsque tu as fait cet exercice, il te sera alors plus facile de voir ce que tu peux déléguer maintenant.

TOUT n’est pas à déléguer en même temps.

2- LA VALEUR

Ensuite, un exercice intéressant à faire est d’évaluer combien vaut ton temps.
Donc si tu considères que ton temps vaut 50-90 dollars de l’heure, et que déléguer t’en coûte 20 $, comprend s’il vous plaît, qu’il est avantageux pour toi de déléguer.

Une tâche à 20 $, donnée à quelqu’un qui l’exécute rapidement versus toi, qui bidouilles 3 heures (donc 3x 90$), ai-je besoin de te dire que tu as perdu 250$ en pensant économiser 20$?

Le truc est le suivant:
Pendant que tu délègues, tu dois t’occuper à des tâches de PDG, pas pour aller au spa… (quoique une fois de temps en temps c’est aussi okay de faire ça 😛 )

3- LA SUPERVISION ET NON LE CONTRÔLE

Lorsqu’on délègue les premières fois, on doit penser à occuper son esprit pour ne pas être tentée d’aller interférer et se mettre le nez dans les tâches de l’autre. Je sais que tu veux que les choses soit parrrfaites et faites à ta façon, car TA façon est la “plus mieux” dans ton entreprise…mais non.

Ici il va falloir lâcher le contrôle et entrer davantage dans la supervision.

Je vais te donner un exemple bien simple. Si tu ne le savais pas, j’ai été des années dans la restauration, pour ne pas dire toute ma vie ! Quand je donne du café à des clients, je préfère le faire en passant par la droite. Si je demande à une autre serveuse d’aller donner du café à mes clients, qu’elle le fasse par la gauche, par devant ou qu’elle prenne la tasse dans ces mains, ce n’est pas ça qui compte.

Ce qui compte, c’est que mes clients aient leur foutu café rapidement, pendant que je gère autre chose que la serveuse et sa façon de donner le café. C’est le résultats qu’on veut, le plus rapidement possible: et le plus rapidement, ce n’est pas nécessairement TA façon de le faire.

4- LES ACTIVITÉS GÉNÉRATRICES DE REVENUS

Le temps que la délégation nous libère, doit servir à être le plus efficace possible dans notre entreprise. En business, on mesure l’efficacité avec les revenus.

Donc, pendant que tu fais exécuter des tâches sur ta to-do, tu dois t’occuper de faire rentrer de l’argent dans ton entreprise.

• La prospection de clients est une tâche qui te revient.
• Le marketing, la portion stratégique, vision, orientation et création de contenu. L’exécution et la diffusion peuvent être délégués.
• Les suivis avec des clients.
• Rédiger du contenu
• Travailler sur une page de ventes
• Rencontre client
• Améliorer une séquence courriels
• Rédiger et envoyer un courriel
• Peaufiner ton tunnel de vente
• Créer un nouveau produit/ service

Ce sont ce qu’on appelle des tâches à 1000 $, 5 000$, 10 000$, car une fois bien faites, chacune de ces choses peuvent générer des milliers de dollars.

5- SYSTÈME DE COMMUNICATION

Une autre chose importante à considérer, c’est d’avoir un système afin de partager les tâches et d’assurer un suivi.

La personne à qui vous avez déléguer a besoin d’avoir des informations précises et des instructions claires afin de faire un travail qui vous satisfait. Si vous avez déjà déléguer et que l’expérience n’a pas été bonne, c’est probablement à cause de TOI et ta façon de fournir l’information et du manque de suivi sur la compréhension de ces dernières.

C’est une compétence qui se développe. Tu connais ton entreprise par coeur, pas l’autre personne. Tu connais les interactions et les causes/effets par coeur: pas l’autre personne.
C’est TA responsabilité d’être claire et de t’assurer d’être bien comprise, pas être “devinée”!

Afin d’arriver à une bonne communication, je te suggère un outil de gestion de projet comme Asana, qui va te permettre de mettre des dates d’échéances sur des projets, de mettre des instructions, de verser des documents et même, de regrouper vos conversations concernant un même projet : cet outil est vraiment pratique et c’est gratuit!

6- QUOI DÉLÉGUER

Donc une fois que tu as pensé ta structure, évalué ton temps, lâché le contrôle, identifié ce que tu vas faire et utilisé un système de communication / supervision pour ton projet, il est temps de penser à ce que tu vas déléguer à une autre personne.

La première étape c’est d’observer ce que tu fais de façon récurrente.

Habituellement les tâches que l’on fait de façon récurrente, peuvent être déléguées à quelqu’un d’autre, car ces tâches sont répétitives et donc, il est possible d’établir ou de créer un guide avec des consignes, des instructions claires pour la marche à suivre.

Je pense entre autre à la gestion des réseaux sociaux, la procédure pour embarquer des nouveaux clients, les ouvertures de dossiers, la prise de rendez-vous, les rappels, l’infolettre, la tenue de livre, la comptabilité, la saisie de données et les visuels.

Donc, pour déléguer efficacement et rentrer dans son investissement, il faut prendre le temps de réfléchir et de planifier le “avant” et de se réserver des moments pour la supervision et la gestion d’équipe. C’est aussi important de récupérer une partie de ce temps pour réfléchir à la suite des choses, aux nouveaux projets et de comment vous allez pouvoir déléguer les tâches.
Bien déléguer, ça se réfléchit.

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